Internet-Seminar „Grundlagen der Buchhaltung in gemeinnützigen Vereinen“

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Beschreibung

Im Vordergrund des Workshops „Vereinsbuchhaltung I“ steht die Vermittlung der grund­le­gen­den Fähigkeiten, um selbst als Schatzmeister*in einen Verein zu mana­gen oder bei der Projektarbeit die ver­eins- und steu­er­recht­li­chen Fallstricke zu umgehen. 

Das steht inhalt­lich auf dem Programm: 

  • Klärung von Grundbegriffen: Verein, Satzung, Gemeinnützigkeit, Steuern usw. 
  • Vereinsbereiche und ihre Bedeutung: Ideeller Bereich, Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung und Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb 
  • Dokumentation der Buchhaltung: Buchhaltungsordner, Belegpflege und Buchhaltungstabelle
  • Übliche Zahlungsvorgänge: Fahrtkosten, Honorare, Auslagenerstattung, Spenden, Mitgliedsbeiträge, Rechnungen, Ersatzbelege 
  • Buchen in der Praxis 
  • Kurzüberblick: Haftung im Verein, Bildung von Rücklagen 

Der Schwerpunkt liegt auf klei­nen, ein­ge­tra­ge­nen gemein­nüt­zi­gen Vereinen, die ein­fa­che Buchführung machen. Mit „klein“ sind Vereine mit einem steu­er­pflich­ti­gen Jahresumsatz von unter 45.000 € oder einem Gewinn von unter 5.000 € im wirt­schaft­li­chen Geschäftsbetrieb gemeint. 

In durch­schnitt­lich 9 Stunden Seminar-Zeit (zuzüg­lich Pausen) ver­mit­teln wir die Grundlagen der Buchhaltung in gemein­nüt­zi­gen Vereinen. Dabei gehen wir metho­disch abwechs­lungs­reich vor und ori­en­tie­ren uns an den Bedarfen der Teilnehmer*innen. Im Nachgang gibt es eine umfang­rei­che Dokumentation der Ergebnisse sowie alle Seminar-Materialien. Bei dem Seminar geht es also nicht ums Mitschreiben, son­dern ums Mitdenken und Mitarbeiten. 

Auf Wunsch stel­len wir am Ende des Seminars eine Teilnahme-Bescheinigung aus. Dafür benö­ti­gen wir vor­ab dei­nen Namen. 

Gute Gründe für die Teilnahme

Um Projekte durch­zu­füh­ren oder Prozesse zu ver­wal­ten, braucht es in der Regel Ressourcen. Um die­se zu bekom­men und zu ver­wal­ten, haben sich gemein­nüt­zi­ge Vereine als ziel­füh­ren­des Werkzeug her­aus­ge­stellt. Darüber hat sich ein brei­tes Angebot an Veranstaltungen und Bildungsmöglichkeiten ent­wi­ckeln können. 

Leider sind die Anforderungen an die Buchhaltung (um die Gemeinnützigkeit nicht zu ver­lie­ren oder kei­ne Steuern zu hin­ter­zie­hen) und das Projekt-Controlling (um die Fördermittel nicht zu über­zie­hen, falsch zu ver­wen­den oder zurück­zah­len zu müs­sen) meist über­for­dernd. Sodass viel Potential und Motivation an „lang­wei­li­ger“ Verwaltungsarbeit ihre Grenzen fin­det. Auch gehen erreich­te Fortschritte und Erfahrungen für Strukturen oft ver­lo­ren, da Wissen nicht doku­men­tiert wei­ter­ge­tra­gen wird. 

Daher ist es not­wen­dig, den gemein­nüt­zi­gen Vereinen als Basis für nach­hal­ti­ge Arbeit den Rücken zu stär­ken. Ihnen soll auf­ge­zeigt wer­den, wie die Anforderungen zeit- und ner­ven­s­pa­rend umge­setzt wer­den kön­nen und wel­che Hintergründe sowie Vorteile bestimm­te Dokumentationspflichten haben. 

Technische Vorraussetzung für Teilnehmer*innen

Das Seminar wird online im ver­eins­ei­ge­nen BigBlueButton Konferenz-Raum durch­ge­führt. Für ein gelin­gen­des Seminar mit reger Beteiligung sehen wir daher fol­gen­des als Vorraussetzung: 

  • einen eige­nen Computer/​Laptop/​mobiles Endgerät, damit mei­nen wir, bit­te nur eine Person vor einem Gerät
  • sta­bi­le Internetverbindung
  •  eine aktu­el­le Browser-Version, wir emp­feh­len die Browser Firefox oder Chromium
  • eine funk­ti­ons­tüch­ti­ge Webcam oder im Gerät ein­ge­bau­te Kamera
  • ein Mikrofon bzw. Headset und eine mög­lichst ruhi­ge Umgebung. Das Headset kann ver­hin­dern, dass es eine Rückkopplungen gibt. Diese ent­steht, wenn dein Mikrofon den Ton wie­der auf­nimmt, der aus dei­nen Boxen kommt.

Evaluation

Bis März 2021 wur­de der Workshop 57 mal durch­ge­führt, davon 10 mal als Internet-Seminar. Teilweise fan­den die Veranstaltungen als geführ­te Fragestunden, eher vor­trags­mä­ßig oder mit ver­schie­de­nen inhalt­li­chen Vertiefungen statt. Die Grundinhalte waren aber stets die glei­chen. Es wur­den 735 Teilnehmer*innen erreicht und 410 von die­sen haben den Evaluationsbogen ausgefüllt. 

Extra-Infos für Veranstalter*innen

Rahmen-Daten

Titel

Grundlagen der Buchhaltung in gemein­nüt­zi­gen Vereinen

Thema

Das Thema des Seminars sind die Grundlagen der Buchhaltung in gemein­nüt­zi­gen Vereinen. Im Vordergrund steht die Vermittlung und Weiterentwicklung der Fähigkeiten, um 

  • als Schatzmeister*in einen Verein zu managen, 
  • bei der Projekt-Mitarbeit Anforderungen des Vereins- und Steuerrechts sowie för­der­mit­tel­recht­li­che Bestimmungen zu erfül­len und 
  • den Verwaltung-Aufwand im Verein lang­fris­tig zu reduzieren. 

Das Seminar kann fol­gen­den Themenschwerpunkten unter­ge­ord­net werden: 

  • Demokratiestärkung
  • Stärkung der Zivilgesellschaft 
  • Empowerment
  • Hilfe zur Selbsthilfe 

Zielgruppe

Das Seminar rich­tet sich an zivil­ge­sell­schaft­lich Engagierte und Mitarbeiter*innen gemein­nüt­zi­ger Körperschaften und deren Partner*innen.
Angesprochen füh­len sol­len sich insbesondere 

  • Ehrenamtliche, die einen gemein­nüt­zi­gen Verein grün­den wollen, 
  • Mitarbeiter*innen in gemein­nüt­zi­gen Projekten, die gern ver­ste­hen wol­len, was auf der Verwaltungs-Ebene pas­siert oder pas­sie­ren soll­te und 
  • Schatzmeister*innen und Vorstandsmitglieder von gemein­nüt­zi­gen Vereinen. 

Format

Die Veranstaltung ist ein geplan­ter mode­rier­ter Workshop, der von kur­zen Vorträgen ergänzt wird. Es gibt einen gro­ben inhalt­li­chen Ablaufplan, der die Grundlagen der Vereinsbuchhaltung abbil­den soll. Je nach den Bedürfnissen wer­den ein­zel­ne Problem-Stellungen oder Bereiche detail­lier­ter bearbeitet. 

Die Bedürfnisse und Vorerfahrungen wer­den zu Beginn des Workshops erho­ben. Darauf baut der wei­te­re kon­kre­te Fahrplan des Workshops auf. Sollte es Fragen geben, die gera­de kei­nen Platz im Workshop haben, wer­den die­se auf einem „Parkplatz“ notiert und am Ende des Workshops noch­mal dis­ku­tiert. Sollte dafür kei­ne Zeit mehr sein oder erneu­te Recherche not­wen­dig sein, wer­den die Fragen spä­tes­tens in der Dokumentation aufgegriffen. 

Die Arbeit am Thema erfolgt ein­zeln, in Gruppen und im Plenum. Der Workshop soll metho­disch abwechs­lungs­reich gestal­tet sein und bedient sich dabei unter ande­rem der Textarbeit, Fallanalysen und Diskussionen. Diese Prozesse wer­den durch Visualisierungen unter­stützt und begleitet. 

Zum Workshop gehört eine Dokumentation der Ergebnisse in Form eines digi­ta­len Readers im pdf-Format. Dieser wird in der Regel weni­ge Tage nach dem Workshop den Teilnehmer*innen zugesandt. 

Der Workshop stellt eine Lern-Begleitung mit Austausch und Weiterentwicklung von Best-Practice-Erfahrungen dar. Es erfolgt kei­ne Rechtsberatung oder die abschlie­ßen­de Klärung von Einzelfällen. 

Dauer

Das Internet-Seminar kann in ver­schie­de­nen Varianten über 2 oder 3 Termine durch­ge­führt wer­den. Durchschnittlich wer­den 9 Stunden plus Pausen benötigt. 

Teilnehmer*innen

Die opti­ma­le Teilnehmer*innen-Anzahl liegt zwi­schen 10 und 16 Personen. Die abso­lu­te Mindest-Anzahl sind 10 Teilnehmer*innen, maxi­mal mög­lich sind 16 Teilnehmer*innen. Das Seminar fin­det in der Regel in deut­scher Sprache statt. Wir set­zen kein inhalt­li­ches Wissen zum Thema Vereinsbuchhaltung voraus.

Technische Vorraussetzung für Teilnehmer*innen

Das Seminar wird online im ver­eins­ei­ge­nen BigBlueButton Konferenz-Raum durch­ge­führt. Für ein gelin­gen­des Seminar mit rege­re Beteiligung sehen wir daher fol­gen­des als Vorraussetzung: 

  • einen eige­nen Computer/​Laptop/​mobiles Endgerät, damit mei­nen wir, bit­te nur eine Person vor einem Gerät
  • sta­bi­le Internetverbindung
  •  eine aktu­el­le Browser-Version, wir emp­feh­len die Browser Firefox oder Chromium
  • eine funk­ti­ons­tüch­ti­ge Webcam oder im Gerät ein­ge­bau­te Kamera
  • ein Mikrofon bzw. Headset und eine mög­lichst ruhi­ge Umgebung. Das Headset kann ver­hin­dern, dass es eine Rückkopplungen gibt. Diese ent­steht, wenn dein Mikrofon den Ton wie­der auf­nimmt, der aus dei­nen Boxen kommt.

Barrierefreiheit

Der Workshop ist bar­rie­re­arm gestal­tet. Wir arbei­ten mit der Video-Konferenz-Plattform BigBlueButton und den Websiten oncoo, frag.jetzt sowie einer Etherpad-Seite. Die Dokumentation wird bar­rie­re­arm in LaTex erstellt und über einen Cloud-Zugang zum Download bereit gestellt.

Angstfreier Raum

Um sinn­voll mit­ein­an­der arbei­ten zu kön­nen, wol­len wir wäh­rend des Workshops einen „Angstfreien Raum“ schaf­fen, wo sich jede*r wohl füh­len kann und es kei­ne Frage abge­wer­tet wird. Um die­sen ver­trau­ens­vol­len Raum zu unter­stüt­zen spre­chen wir wie mit Freund*innen und duzen uns. Wir wol­len respekt­voll mit­ein­an­der umge­hen und feh­ler­freund­lich arbei­ten. Das bedeu­tet, dass wir Fehler aner­ken­nen, wert­schät­zen und sie zum ler­nen nut­zen. Alles, was im Workshop bespro­chen wird und nicht Teil der Dokumentation sein soll, bleibt im vir­tu­el­len Seminar-Raum. 

Datenschutz

In Bezug auf per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten ori­en­tie­ren wir uns an der Datensparsamkeit. Von den Teilnehmer*innen brau­chen wir den ech­ten Namen nur, wenn die­se ein Teilnahme-Zertifikat wol­len, und z.B. eine Mail-Adresse, um die Dokumentation zuzustellen. 

Für das Seminar nut­zen wir aus­schließ­lich daten­spar­sa­me digi­ta­le Werkzeuge mit Fokus auf Open-Source. 

Referent*innen

Referent*innen des Internet-Seminars sind Marie Wendland und die prin­zes­sin. Die prin­zes­sin ist ange­stell­te Bildungsreferent*in bei plus huma­ni­té e.V., Marie Wendland ist als freie Bildungsreferent*in im Verein tätig. Beide sind für die Rollen der Teamer*innen und Referent*innen aus­ge­bil­det.

Inhalte

Die grund­le­gen­den Inhalte des Workshops sind: 

  • Klärung grund­le­gen­der Begriffe: Verein, Satzung: Geschäftsjahr, Sitz, Zweck, Vertretungsberechtigte Personen, Auflösungsregelungen 
  • Gründungsprozess
  • Unterscheidung: ein­ge­tra­gen und nicht eingetragen 
  • Unterscheidung: gemein­nüt­zig und nicht gemeinnützig 
  • Besonderheiten bei Satzung und Geschäftsführung beim gemein­nüt­zi­gen Verein: Zweck, Auflösung, kei­ne Zuwendungen an Mitglieder, Vorstandsparagraph bei Ehrenamtsförderung 
  • Klärung steu­er­recht­li­cher Begriffe: Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung, Steuererklärungen 
  • Handelsrechtliche Vorschriften: Einfache und Doppelte Buchführung 
  • Gültigkeit vom Freistellungsbescheid 
  • Auszahlungen im Ehrenamt: Ehrenamts-/Übungsleiterpauschale
  • Vorstellung der 4‑Sphären-Theorie: ideel­ler Bereich, Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung, wirt­schaft­li­cher Geschäftsbetrieb 
  • typi­sche Merkmale der Vereinsbereiche 
  • typi­sche Zahlungen in den Vereinsbereichen 
  • umsatz­steu­er­li­che Besonderheiten der Vereinsbereiche 
  • Zuordnung von Beispiel-Zahlungen zu Vereinsbereichen 
  • Gemeinkosten für nicht-ein­deu­ti­ge Zahlungsvorgänge 
  • Buchhaltungsordner sinn­voll pfle­gen und strukturieren 
  • Aufbereitung von Belegen: 1x1 der Belegpflege 
  • Aufbewahrungsfristen: Belege halt­bar machen 
  • Daten, die in der Buchhaltungstabelle erfasst wer­den soll­ten: Zahldatum, Belegdatum, Belegnummer, Empfänger*in/Geber*in, Verwendungszweck, Betrag, Kosten-/Erlösart, Vereinsbereich, Projektzuordnung, USt, etc. 
  • übli­che Zahlungsvorgänge verbuchen 
  • Belege für übli­che Zahlungsvorgänge: Reisekosten, Honorar, Rechnung, Spende, Ersatz-Beleg, Erstattung von Auslagen, Mitgliedsbeitrag 
  • Erfahrungsaustausch
  • Haftung im ein­ge­tra­ge­nen Verein 
  • Bildung von Rücklagen 

Konditionen

Kosten

Für das Internet-Seminar ent­ste­hen 2021 Kosten für zwei Referent*innen in Höhe von ins­ge­samt 1.500 Euro an, aus­ge­hend von einem Stundensatz von 30 Euro. Zusätzlich berech­nen wir 150 Euro für die Nutzung des ver­eins­ei­ge­nen Video-Konferenz-Raum inklu­si­ve tech­ni­scher Unterstützung. Gerne erstel­len wir ein indi­vi­du­el­les Angebot. 

Unser Verein ist Kleinunternehmer und nach § 19 UStG nicht umsatzsteuerpflichtig. 

Arbeitszeit

Ein Internet-Seminar umfasst in der Regel einen Arbeitsaufwand von 25 Stunden für jeweils bei­de Teamer*innen. Darin ent­hal­ten sind: 

  • 8 h Vorbereitung und Anpassung des Seminars an die Erwartungen der Teilnehmer*innen
  • 11 h Durchführungszeit der Teamer*innen
  • 6 h zur Nachbereitung und zur Erstellung der Dokumentation und Recherche offe­ner Fragen 

Anbieter*in

Das Internet-Seminar ist ein Angebot von plus huma­ni­té e.V. aus Leipzig. Wir sind ein ein­ge­tra­ge­ner gemein­nüt­zi­ger Verein. Der Verein setzt sich gemäß sei­nem Leitbild zur Förderung von Kultur, Bildung und Toleranz ein. 

Für Seminar-Anfragen könnt ihr euch an vereinsbuchhaltung@plus-humanite.de wen­den.

Bisher durchgeführte Seminare

2021

  • Internet-Seminar „Grundlagen der Buchhaltung in gemein­nüt­zi­gen Vereinen“ mit 13 Teilnehmer*innen am 09. und 11. August 2021, geför­dert vom Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend im Rahmen des Bundesprogramms “Demokratie leben!” sowie vom Freistaat Sachsen und der Stadt Leipzig 
  • Internet-Seminar „Grundlagen der Buchhaltung in gemein­nüt­zi­gen Vereinen“ mit 16 Teilnehmer*innen am 14. und 16. Juni 2021, im Auftrag der Rosa-Luxemburg-Stiftung Sachsen e.V.
  • Internet-Seminar „Grundlagen der Buchhaltung in gemein­nüt­zi­gen Vereinen“ mit 15 Teilnehmer*innen am 08., 10. und 15. März 2021, im Auftrag des Stadtjugendring Göttingen e.V.
  • Internet-Seminar „Grundlagen der Buchhaltung in gemein­nüt­zi­gen Vereinen“ mit 14 Teilnehmer*innen am 27. und 29.01.2021, im Auftrag des Subbotnik Chemnitz e.V.

2020

  • Internet-Seminar „Grundlagen der Buchhaltung in gemein­nüt­zi­gen Vereinen“ mit 16 Teilnehmer*innen am 08. und 15.12.2020, im Auftrag des Ring Politischer Jugend Sachsen e.V.
  • Internet-Seminar „Grundlagen der Buchhaltung in gemein­nüt­zi­gen Vereinen“ mit 18 Teilnehmer*innen am 11. und 12.12.2020, im Auftrag des Ring Politischer Jugend Sachsen e.V.
  • Internet-Seminar „Grundlagen der Buchhaltung in gemein­nüt­zi­gen Vereinen“ mit 16 Teilnehmer*innen am 07. und 10.12.2020, im Auftrag des Ring Politischer Jugend Sachsen e.V.
  • Internet-Seminar „Grundlagen der Buchhaltung in gemein­nüt­zi­gen Vereinen“ mit 16 Teilnehmer*innen am 30.11. und 02.12.2020, im Auftrag des Ring Politischer Jugend Sachsen e.V.
  • Internet-Seminar „Grundlagen der Buchhaltung in gemein­nüt­zi­gen Vereinen“ mit 13 Teilnehmer*innen am 29.11.2020, im Auftrag der Rosa-Luxemburg-Stiftung Sachsen e.V.
  • Internet-Seminar „Grundlagen der Buchhaltung in gemein­nüt­zi­gen Vereinen“ mit 16 Teilnehmer*innen am 23., 25. und 27.11.2020, im Auftrag des Ring Politischer Jugend Sachsen e.V.
  • Internet-Seminare „Grundlagen der Buchhaltung in gemein­nüt­zi­gen Vereinen“ mit 16 Teilnehmer*innen am 13.10., 22.10. und 05.11.2020, im Auftrag der Freiwilligen-Agentur-Leipzig e.V.
  • Internet-Seminar „Finanzen & Geschäftsführung“ mit 6 Teilnehmer*innen vom 09. bis 11.10.2020, im Auftrag der links­ju­gend [’solid] e.V.

Von 2014 bis 2020 haben wir ver­schie­de­ne Seminare in gemein­nüt­zi­gen Vereinen in Präsenz durch­ge­führt. Mehr dazu gibt es auf der Seite Workshop Vereinsbuchhaltung I zu lesen.